Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
Helsingin Kansallinen Kulttuuriyhdistys kertoo tässä selosteessa, kuinka keräämme, käsittelemme ja luovutamme henkilötietoja liittyen tapahtumiimme ja yhdistyksemme jäsenpalvelujen hoitamiseen.

Rekisterinpitäjä
Helsingin Kansallinen Kulttuuriyhdistys HPKY ry
c/o Tili Soila Oy, Mannerheimintie 62 C, 00260 HELSINKI
Yhdistysrekisteritunnus: 135.084

Yhteyshenkilö
Tapahtumasihteeri Ines Lodewijks Puhelin: 041 364 7210 Sähköposti: hpky.ry@gmail.com

Kerättyjen tietojen käyttötarkoitus
Yhdistyksen sääntöjen mukainen toiminta. Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten. Voimme olla sinuun yhteydessä tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana jäsenpalvelua.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.

Tietosisällöt
1) Jäsentiedot (mm. koko nimi, kotipaikka, yhteystiedot sekä jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsennumero, jäsenmaksutiedot ja laskutusosoite)
2) Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä annetut tiedot (esim. nimi, yhteystiedot ja tieto maksutavasta)

Tietolähteet
Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti yhdistys saa tallennettavat tiedot henkilöltä itseltään hänen liittyessä yhdistyksen jäseneksi tai ilmoittautuessa yhdistyksen järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin. Joskus ystävä hoitaa henkilön suostumukselle tapahtumailmoittautumisen. Yhdistys päivittää jäsentietoja tarvittaessa jäsen ilmoituksesta sekä tämän lisäksi julkisista lähteistä, kuten osoitepalvelu ja numerotiedustelu.

Tietojen luovutus
Pääsääntöisesti yhdistys ei luovuta tietoja ulkopuolisille. Tietoja saatetaan luovuttaa poikkeustapauksissa esimerkiksi matkanjärjestäjän tai tapahtumapaikan turvallisuusjärjestelyjen vaatimuksesta. Suostumukseksi tietojen luovuttamiseen katsotaan ilmoittautuminen tapahtumaan.

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai toiminnan ulkopuolisille kolmansille tahoille.

Tietojen suojaus
Yhdistyksen hallussa olevat tiedot ovat lain tai toiminnan tarpeen määräämän ajan asianmukaisesti säilytettyinä yhdistyksen käyttämissä tietojärjestelmissä, jotka ovat suojattuja.

Yhdistyksen hallussa olevia tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käyttämään vain toiminnan kannalta tarpeelliset ja ennalta määrätyt yhdistyksen toimijat sekä henkilöstö.

Tarkastusoikeus
Yhdistyksen jäsenellä on oikeus tarkastaa oman tietonsa. Tarkastusoikeuden käyttämisestä̈ voi tehdä̈ kirjallisen pyynnön yhdistykselle sähköpostitse osoitteeseen hpky.ry@gmail.com tai kirjeitse Helsingin Kansallinen Kulttuuriyhdistys HPKY ry, c/o Tili Soila Oy, Mannerheimintie 62 C, 00260 HELSINKI.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Yhdistyksen jäsenellä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista.

Yhdistyksen jäsenellä on oikeus vaatia hänestä kerättyjen tietojen poistamista. Kuitenkaan sellaisia henkilötietoja joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Pyynnön tietojen korjaamisesta tai poistamisesta voi tehdä̈ kirjallisesti yhdistykselle sähköpostitse osoitteeseen hpky.ry@gmail.com tai kirjeitse Helsingin Kansallinen Kulttuuriyhdistys HPKY ry, c/o Tili Soila Oy, Mannerheimintie 62 C, 00260 HELSINKI.

Oikeus perua suostumus tietojenkäsittelyyn
Yhdistyksen keräämien tietojen kerääminen ja käsittely perustuu yhdistyksen jäsenen yhdistykseen liittyessään antamaan suostumukseen.

Yhdistyksen jäsenellä on oikeus perua antamansa suostumus eroamalla yhdistyksestä tekemällä kirjallisen ilmoituksen yhdistykselle sähköpostitse osoitteeseen hpky.ry@gmail.com tai kirjeitse Helsingin Kansallinen Kulttuuriyhdistys HPKY ry, c/o Tili Soila Oy, Mannerheimintie 62 C, 00260 HELSINKI.

Yhdistyksen jäsenen antama suostumus katsotaan peruutetuksi myös, kun jäsenyys yhdistyksessä päättyy menehtymiseen.

Selosteen muuttaminen
Yhdistyksellä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Tämä nykyinen seloste on päivitetty 2.9.2018.

 

Jos jokin asia jäi mietityttämään, niin olethan yhteydessä tapahtumasihteeriimme, jonka yhteystiedot löydät yltä.